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Estructura de un Plan de Comunicación
El Plan de Comunicación hace parte del Plan de Desarrollo Empresarial, el cual puede ser gestionado por proyectos o para toda la Organización; sin olvidar las prioridades y recursos con que se cuentan para dicha labor.
Es necesario que el Plan de Comunicación se encuentre enmarcado en la Estrategia de la Organización, de lo contrario puede parecer una “rueda suelta”, que gira sin una orientación definida. A continuación se presenta la estructura estándar de un Plan de Comunicación Empresarial:
1. Definición del Alcance
El Plan debe construir un conjunto de relaciones entre los diferentes públicos (internos y externos) de la Organización, donde sea posible lograr el nivel de eficiencia y eficacia deseado; con el fin de alcanzar el objeto social de la misma, sin olvidar que todo es posible mediante la interacción depersonas.
Por lo tanto el alcance estará determinado, por el conjunto de públicos que serán objeto de dichas comunicaciones. Esto debe abarcar canales, medios, mensajes, periodicidad, mecanismos de retroalimentación y análisis de impacto.
2. Objetivos
Es necesario establecer que se pretende alcanzar con las actividades que se pongan en marcha. Los objetivos deben ser cuantificables, con el fin de determinar el progreso; esto tiene una relación directa con que sean realistas.
3. Público(s) objetivo
La selección del público objetivo, es un proceso evolutivo; es fácil seleccionar múltiples grupos de personas a las que se quiere dirigir, pero es necesario realizar filtros continuamente, con el fin de depurar los grupos de personas que deben recibir los diferentes comunicados.
Cada público debe estar relacionado con la Organización, de esta forma se establecerá el tipo de comunicación y estilo comunicativo más indicado con el cual se deberá relacionar con dichos grupos.
4. Mensajes
Cada uno de los mensajes estará relacionado con actividades particulares de los procesos organizacionales. Es conveniente que se desarrolle una estructura que permita determinar el tipo y estilo de comunicación que se utilizará para los diferentes públicos versus los escenarios donde serán utilizados.
5. Acciones
Representan la ejecución de las actividades a desarrollar y los medios a utilizar para desarrollar el Plan de Comunicación. Estas acciones deben tener un responsable definido, el cual deberá utilizar por lo menos un mecanismo de retroalimentación para determinar el grado de eficacia de la acción realizada. El conjunto de acciones deberán ser verificadas continuamente, con el fin de garantizar el uso de las más apropiadas.
6. Mecanismos de retroalimentación
Los mecanismos de retroalimentación son equivalentes a acciones, que se deben llevar a cabo para determinar sí las diferentes comunicaciones realizadas alcanzaron el propósito para el que fueron desarrolladas.
Estas acciones deben ser cuantificables, con el fin de determinar qué porcentaje del público objetivo recibió el mensaje; y en qué grado se generó una interacción con él mismo.
7. Cronograma o calendario
El cronograma debe listar los elementos más importantes (que pueden ser identificados inicialmente) con sus fechas previstas de comienzo y final. Es necesario que este se soporte en el calendario de eventos más relevantes para la Organización, con el fin de no desconocer actividades que se encuentran relacionadas con otros departamentos como Contabilidad, Finanzas, Talento Humano, etcétera.
8. Presupuesto
Con el fin de calcular los anticipos de ingresos y egresos que producirá el diseño y desarrollo del Plan de Comunicaciones Empresariales, es necesario desarrollar un plan de acción dirigido a cumplir dicha meta, este debe estar expresado en términos financieros, enmarcado en un tiempo (cronograma) y bajo un conjunto de condiciones previstas. El presupuesto deberá ser evaluado continuamente versus el cronograma de trabajo, con el fin de verificar la alineación o no de los dos; analizando los objetivos propuestos versus los alcanzados.
Puntos importantes
- Las comunicaciones verticales descendentes, deben tener el menor número de saltos entre la fuente emisora y la receptora, de lo contrario cada salto agregará o disminuirá información, produciendo una comunicación errónea.
- Las comunicaciones de carácter privado deben ser gestionadas cuidadosamente para que estas no se conviertan en conversaciones de pasillo, produciendo un ambiente laboral desagradable y poco productivo.
- El riesgo de producir una filtración de información se incrementa proporcionalmente con el número de niveles verticales que deba atravesar dicha comunicación.
- Las comunicaciones deben ser claras, concisas y precisas; de lo contrario parecerá que se pretende producir un ambiente donde la transparencia no es la premisa de la Organización.
- Lo más importante del Plan de Comunicación Empresarial es la Comunicación en sí, junto con todos sus elementos; más no la(s) herramienta(s) utilizada(s) para su implementación.
- El Plan de Comunicación Empresarial no puede convertirse en un documento de papel digital almacenado en un disco duro, este es una herramienta de trabajo que debe conocer toda la Organización, por lo tanto cada miembro puede tener acceso al mismo.
- La elaboración del presupuesto permite a la Organización establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.
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