Comunicación Organizacional
El éxito de la Comunicación Empresarial depende del correcto entendimiento entre las diferentes partes, generando una consecución de los objetivos definidos; por lo tanto la excelencia en la comunicación, debería ser la meta de toda la Empresa.
Tipos de Comunicación
Con el fin de estudiar el Plan de Comunicación Empresarial, es necesario analizar las clasificaciones existentes en relación al tipo de comunicación. La primera categoría que se desarrollará es según el emisor de la comunicación, esta puede ser:
1. Vertical
1.1. Descendente o Complementaria: Teniendo como referencia la teoría planteada por Max Weber[7], en la cual la racionalización del trabajo es el principal factor que origina una estructura organizacional llamada “Burocracía”[8] generando así una estructura jerarquizada, en la cual cada cargo inferior se encuentra bajo la influencia y control de un cargo superior, permitiendo el desarrollo de la comunicación descendente. Aquella que fluye desde los rangos superiores de la Organización, hasta los rangos inferiores.
1.2. Ascendente: Los experimentos desarrollados en Hawthorne Works[9] realizados por George Elton Mayo[10] ofrecen importantes descubrimientos que permiten establecer canales de comunicación:
*Ofrece la participación de los empleados por parte de su superior, generando un ambiente de empatía y cordialidad en los diferentes equipos de trabajo.
*Los miembros de los grupos desarrollaron lazos de solidaridad, los cuales generarán una estructura que será capaz de responder por todo el equipo.
Por lo tanto; es factible contar con una comunicación en sentido contrario a la mencionada en el numeral anterior, con el fin de establecer un ciclo continuo de información entre los diferentes niveles organizacionales.
2. Horizontal o Simétrica: Partiendo de los experimentos realizados por George Elton Mayo[10] es importante recordar que:
*Los miembros de una Empresa desarrollan relaciones de amistad que se extienden fuera del trabajo. Esta amistad llevará a aumentar o disminuir el esfuerzo para alcanzar los objetivos planteados, por lo tanto debe ser administrada cuidadosamente, para no entorpecer el desarrollo empresarial.
Recordando los aportes de Ghester Barnarnd[11] en relación a la Escuela Humanística[12]:
- En las interacciones humanas las dos partes se influyen mutuamente;
- Las limitaciones de los seres humanos generan grupos sociales; y
- Los grupos sociales se desarrollan cuando se comparten: objetivos, interacción entre los conformantes y deseo de cooperación.
Generando de esta forma, una comunicación entre los diferentes niveles de la organización que comparten un ambiente de trabajo (a nivel jerárquico se encuentran en el mismo nivel).
La segunda categoría que se desarrollará es según la procedencia de la información en la empresa, esta podría ser:
- Comunicación Interna: Es importante aclarar, que todas las teorías Administrativas mencionadas anteriormente; generan comunicaciones Internas las cuales proceden y son procesadas por la Empresa.
- Comunicación Externa: La Escuela Sistémica[13] presentó la capacidad de las Organizaciones a comunicarse e interactuar con el Exterior, a través de los sistemas interdependientes y sistemas abiertos; generando así un flujo de información que procede y procesa el Entorno Externo.
La tercera categoría está relacionada con los interlocutores, se puede clasificar en:
- Bidireccional: Es la comunicación más utilizada, en ella la interacción es de doble vía, generando una retroalimentación constante.
- Multidireccional: Gracias a la globalización de la información, es necesario tener en cuenta que la comunicación no se soporta únicamente en un emisor y un receptor, actualmente se generan respuestas de múltiples grupos de receptores, generando un mecanismo de retroalimentación mucho más enriquecedor, que en una comunicación Bidireccional al contar con un sin número de participantes interesados en presentar sus opiniones y puntos de vista sobre un tema en particular.
- Monodireccional: Es una comunicación que se trasmite en un solo sentido donde el receptor no presenta ninguna respuesta, poco utilizada actualmente y no presente en organizaciones altamente participativas.
Estilos de Comunicación
Cada persona desarrolla paulatinamente su propio estilo de comunicación, con el fin de transmitir diferentes mensajes; sin embargo el estilo puede ser influenciado por el comportamiento, las creencias, costumbres y otros aspectos empleados en la comunicación.
Los estilos de comunicación más importantes son:
- Comunicación Pasiva: Normalmente sí una persona ha decidido evitar una confrontación directa y no llamar la atención, utilizará este tipo de comunicación en la cual se genera un respuesta de forma pasiva, presentando conformidad con todo aquello que se le plantea. Sin embargo esto evita que la persona exponga sus pensamientos y/o sentimientos, por temor a rechazo, incomprensión, o presión.
- Comunicación Agresiva: En este caso, la persona busca alcanzar sus objetivos sin preocuparse de la satisfacción del otro, como su nombre lo indica este estilo es opuesto al mencionado anteriormente (pasivo); y se caracteriza por la sobrevaloración de los sentimientos y opiniones personales, utilizando estrategias como sentimiento de culpabilidad, enfado, e incluso intimidación.
- Comunicación Asertiva: Es el estilo de comunicación más natural, directo y claro; abierto a las opiniones ajenas, generando la misma importancia que a las propias (sin menospreciar sus opiniones personales ni tampoco las de los extraños). Se sustenta en el respeto a uno mismo, el cual debe ser transmitido respetando a las demás personas, generando así un dialogo en el cual no se “impone” ninguna de las dos partes, sabiendo de ante mano que las posturas planteadas posiblemente no coincidan; y es necesario trabajar en puntos de convergencia para buscar una solución y no un conflicto.
Ahora es importante tener en cuenta la siguiente frase:
“Hablo porque conozco mis necesidades, dudo porque no conozco las tuyas. Mis palabras vienen de mí experiencia de vida. Tú entendimiento viene de la tuya. Por eso, lo que yo digo, y lo que tú oyes, puede no ser lo mismo. Por lo que sí tú escuchas cuidadosamente, no sólo con tus oídos, sino también con tus ojos y tú corazón, puede ser que logremos comunicarnos.” HERBERT. G. LINGREN H[14]
En ella se exponen las diferentes características de la comunicación que son relevantes para un Organización, tanto los tipos como estilos de comunicación. Cada comunicación que se construya en la organización deberá tener en cuenta todas estas características, para no construir un ambiente de incertidumbre y desagrado para sus miembros.
La comunicación es de vital importancia para que los objetivos Empresariales puedan ser alcanzados, ya que de no ser así ¿Cómo podríamos comunicar las Necesidades Empresariales para que estas sean logradas?
Aspectos básicos de un Plan de Comunicación
Las personas
El plan de comunicación debe diseñarse teniendo en cuenta que el punto de partida y llegada son las personas que conforman los diferentes públicos de la Organización; ellas son quienes dialogan, relacionan y llegan a acuerdos; es un grave error pensar que lo más importante en el Plan de Comunicación son las tecnologías utilizadas, olvidando el factor más importante, “el factor humano”.
Cada persona es una unidad básica que participa en diferentes equipos de trabajo, los cuales pueden hacer parte de una o más organizaciones; por lo tanto cada uno de ellos debe tener la posibilidad de ser escuchado e incluido en las decisiones de la Organización; incrementando así el nivel de participación y pertenencia, al reconocer cada una de sus acciones en pro de un beneficio común.
Las relaciones
Cualquier Plan de Comunicaciones se sustenta en la construcción de relaciones tanto formales (laborales) como informales (de amistad); siendo las segundas mucho más fuertes y durables en el tiempo. Cada persona que se encuentra relacionada con una organización, tiene la capacidad de crear lazos de amistad, forjando así nuevos canales de comunicación. Estos lazos se sustentan en una relación informal, la cual es apreciada y respetada, sin necesidad de crear un vínculo laboral; pero sí exige que sea transparente y sincera.
En las Organizaciones es necesario que se desarrollen lazos de amistad entre los cargos directivos y sus respectivos subalternos; pero que se construyan de una forma honesta. La transparencia que demuestra cada directivo con sus subalternos, propicia un ambiente de compromiso por parte de cada uno de ellos; sin embargo cuando se actúa de forma contraria todos los equipos de trabajo no confiarán en la persona que ha sido encargada de la dirección, produciendo resultados deficientes y un ambiente de trabajo inestable.
Es normal que cada persona dedique en promedio de 40 a 48 horas semanales laborando en trabajos regulares, por lo tanto pensar en frases como “Aquí no se viene a hacer amigos”, puede parecer una medida dictatorial, en la cual se desconoce la importancia de la “amistad” siendo esta capaz de incrementar la productividad. Ahora, es necesario comprender que es mucho más fácil coordinar “amigos”, qué intentar dirigir“enemigos”.
La comunicación es un “asunto” de todos
El Plan de Comunicación permite la construcción de relaciones entre las personas que hacen parte de los diferentes públicos, estas no deben concebirse como interacciones netamente laborales; debido a que cada persona intentará presentar sus diferentes puntos de vista, en temas más diversos y ricos que el objeto social de la Organización; generando espacios diferentes a los establecidos previamente en el Plan, por lo tanto es importante permitir que dichas relaciones enriquezcan el ambiente Organizacional, fomentando la creatividad y el esparcimiento de sus diferentes miembros.
Estructura de un Plan de Comunicación Segunda parte: Haz Clic Aquí.
Estructura de un Plan de Comunicación Segunda parte: Haz Clic Aquí.
0 comentarios :
Publicar un comentario
Le informamos que los datos facilitados por Ud., incluyendo la dirección IP del equipo desde el que accede, serán incluidos en un fichero cuyo titular es BPOcentrodecomercio, y serán utilizados únicamente para la gestión de los comentarios de esta bitácora y el seguimiento de las estadísticas de acceso. Sus datos serán tratados de forma confidencial, aplicándose las medidas técnicas u organizativas establecidas en la legislación vigente para evitar su acceso, manipulación o eliminación indebidas, sin que, salvo consentimiento expreso por su parte, vayan a ser cedidos a otras entidades o terceras personas fuera de los casos legalmente permitidos. No obstante, Ud. puede, en cualquier momento, ejercer sus derechos de acceso, cancelación o rectificación en relación con dichos datos, solicitándolo a la dirección bpocentrodecomercio@gmail.com.