Por | Jun 14, 2017
¿Sabías que en un archivo de PowerPoint puede viajar mucha más información sobre ti de la que crees? Si no tomas las precauciones debidas, pondrás en riesgo tu privacidad y la de tu organización.
Cuando compartes un archivo de PowerPoint con otras personas, almacenará una gran cantidad de información personal y de datos ocultos. Tal vez no quieras que algunos detalles se divulguen públicamente. En primer lugar, necesitas saber qué información revelas sobre ti y dónde se almacena. En segundo lugar, necesitas saber cómo eliminarla si así lo deseas.
1Metadatos: La información privada que se oculta en un PowerPoint sin que te des cuenta
Los metadatos son datos sobre datos. Los archivos informáticos suelen incluirlos para aportar información adicional sobre su propio contenido. Resultan muy útiles para facilitar búsquedas y clasificación de información, añadir semántica para facilitar la comprensión de datos, facilitar el cambio de los formatos a otros, señalar detalles importantes de los datos, etc.
En el caso concreto de Microsoft Office, los metadatos se usan con el propósito de mejorar la edición, la visualización, el almacenamiento y la recuperación de documentos. Algunos metadatos se pueden acceder con facilidad a través de PowerPoint. Otros, sólo son accesibles a través de programas especializados.
A modo de ejemplo, PowerPoint incluye entre otros muchos más, los siguientes metadatos:
- Tu nombre.
- Tus iniciales.
- El nombre de tu empresa u organización.
- El nombre de tu ordenador.
- La fecha cuando creaste el documento.
- El nombre del servidor de red o del disco duro donde almacenas la presentación.
- Otras propiedades del archivo e información de resumen.
- Partes no visibles de objetos OLE incrustados.
- Información de plantilla.
- Comentarios y anotaciones: Si has creado la presentación de forma colaborativa con otras personas, quedarán almacenados los nombres de estas personas, comentarios de los revisores y cambios realizados a tu presentación.
- Revisiones del documento, realizadas por ti o por otras personas.
- Contenido invisible dentro de las diapositivas: Una diapositiva puede contener objetos que se han marcado como invisibles. A todos los efectos, parece que no están, sin embargo, ahí quedan. Si esos objetos contuvieran información privada, podrían representar una amenaza.
- Notas de la presentación: Hay quien utiliza el campo Notas de las diapositivas para escribir comentarios privados que no están pensados para divulgarse públicamente, sino para otros colaboradores o sólo para los ojos del destinatario.
- Datos XML personalizados.
- …
2Cómo eliminar los datos ocultos y la información personal de tus documentos PowerPoint
Ya te has hecho una idea de qué información se almacena en tu documento PowerPoint. ¿Cómo puedes eliminar toda esa información?
- Abre la presentación que deseas inspeccionar en busca de datos ocultos e información personal. Conviene que hagas una copia: selecciona Archivo>Guardar como y escribe el nombre para la copia que deseas crear a partir del archivo original.
- En la copia de tu presentación original, selecciona Archivo>Información>Comprobar si hay problemas>Inspeccionar documento.
- Se abrirá el cuadro de diálogo Inspector de documento. Marca aquellas casillas de verificación correspondientes al tipo de información que quieres que PowerPoint revise.
- Pulsa el botón Inspeccionar.
- Se produce un informe con los resultados de la inspección. Revísalo para asegurarte de que deseas eliminar esa información. Si deseas eliminar un grupo de información, pulsa el botón Quitar todo correspondiente a ese grupo.
- Cuando hayas eliminado toda la información deseada, pulsa el botón Cerrar.
Tu documento habrá quedado limpio de cualquier información privada.
Cuidado con la exportación a PDF
Si exportas tu presentación de PowerPoint a PDF, ¡cuidado! Gran parte de la información privada pasará al nuevo formato. Si no quieres que se cuele nada, asegúrate de eliminar la información sensible ANTES de exportar tu PPTX a PDF.
¡Disfruta de unas presentaciones sin sustos de privacidad!
0 comentarios :
Publicar un comentario
Le informamos que los datos facilitados por Ud., incluyendo la dirección IP del equipo desde el que accede, serán incluidos en un fichero cuyo titular es BPOcentrodecomercio, y serán utilizados únicamente para la gestión de los comentarios de esta bitácora y el seguimiento de las estadísticas de acceso. Sus datos serán tratados de forma confidencial, aplicándose las medidas técnicas u organizativas establecidas en la legislación vigente para evitar su acceso, manipulación o eliminación indebidas, sin que, salvo consentimiento expreso por su parte, vayan a ser cedidos a otras entidades o terceras personas fuera de los casos legalmente permitidos. No obstante, Ud. puede, en cualquier momento, ejercer sus derechos de acceso, cancelación o rectificación en relación con dichos datos, solicitándolo a la dirección bpocentrodecomercio@gmail.com.