¿Te has enfrentado en varias ocasiones ante problemas como estos? :
- “¿Dónde puse el archivo que me enviaron?”
- “¿Cómo se llama "recpro.doc" o proyrec.doc?”
- “¿Lo guardé en el escritorio o en alguna carpeta?”
Para hacer más fácil y ordenado el manejo de tus archivos toma en cuenta estos puntos:
• No guardes tus archivos en el escritorio (los que se ven en la pantalla), lo único que tienes que ver en pantalla son 4 iconos:
Mis documentos: para tener acceso directo a todos tus archivos.
Mi PC: para accesar al disco duro, al floppy, al disco compacto o al zip (si cuentas con él).
Mis sitios de red: son las conexiones con otras computadoras de la empresa.
Papelera de reciclaje: para eliminar archivos o carpetas que no te sirvan.
• Ten acceso directo a los programas que más utilizas colocando un "acceso directo" en el menú "Inicio" ¿Cómo hacerlo?
1. Haz click en el botón "Inicio", sube a "Programas" y ahí busca el icono del programa deseado. Luego selecciónalo haciendo clic con el botón derecho y en el menú que se despliega selecciona "Crear acceso directo".
2. Arrastra con el mouse el nuevo acceso directo que acabas de crear y colócalo sobre el menú "Inicio". Luego arrástralo a la parte superior de la barra de inicio.Utiliza solo una manera de nombrar tus documentos y carpetas -incluso aquellos que no son de tu autoría- de manera que sepas identificarlos fácilmente.
Recomendaciones:
1. Escribe todo en minúsculas.
2. No utilices acentos y otros signos como: ñ , : ; =
Porque es posible que otro sistema operativo no pueda reconocerlos.
3. El nombre del documento no debe exceder los 30 caracteres.
4. No utilices abreviaciones para nombrar los documentos, es posible que conforme pase el tiempo no te acuerdes qué querías decir con “recpro.” y para averiguarlo debas abrir el archivo.
5. Entre cada palabra puedes usar espacio o guión bajo.
6. Si tienes documentos que sean solo imágenes pero que están asociadas a un determinado documento, crea una carpeta junto a ese documento.
7. Utiliza nombres lógicos relacionados con el contenido de su documento.
8. Si tienes algún documento que normalmente debe actualizarse pero que debes renombrarlo para que no se pierda el contenido anterior, la mejor manera de hacerlo es la siguiente, ejemplo:
resumen_v01
resumen_v02
resumen_v03
Es decir: resumen versión 1, 2…, de esta manera siempre lo tendrás actualizado y no eliminarás las versiones anteriores.Otra manera es numerarlos así:
resumen_01
resumen_02
resumen_09
ó
resumen_001
resumen_002
resumen_010El escribir un cero o dos ceros antes permitirá que siempre estén en orden pues si lo nombraras sólo con el número correspondiente la computadora te los ordena de esta manera:resumen_1
resumen_10
resumen_2
resumen_20
9. Crea tantas carpetas como sea necesario, incluso una dentro de otra.
10. Además de las carpetas que tengas que crear de acuerdo al trabajo que realizas, te recomendamos que introduzcas estas dos:
• varios: donde puedas guardar aquellos documentos que no correspondan con el contenido de alguna otra carpeta.
• temporal: donde guardes los documentos temporales que necesitas borrarlos en poco tiempo.Este es un ejemplo de cómo debes organizar tus carpetas:
11. Si no desea tener una cantidad desorbitada de carpetas, debe tener claro desde un principio que no se crea una carpeta por archivo. Parece obvio, pero mucha gente no agrupa documentos parecidos y se encuentra con tantas carpetas que al final no sabe dónde buscar.
12. A raíz de esta última frase, quiero destacar otro factor importante a la hora de ordenar los documentos.
No se deben crear muchas subcarpetas, es decir, el máximo de niveles debe ser 4, como muchísimo 5, ya que con tal número de subcarpetas lo más probable es que tardemos horas en encontrar algo que estaba dentro de una carpeta que a su vez estaba alojada en otra subcarpeta de una tercera carpeta. Cuantas menos carpetas haya, menor será el número de estas a organizar.
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